Como receber sinais e cobrar o saldo

Com sinais, os clientes pagam parte do preço quando reservam e o resto (o saldo) antes do tour. A reserva fica confirmada assim que o sinal é pago. Depois, a Goiaba lembra o cliente e pode cobrar o cartão que ele usou na data de vencimento, por isso não tem de andar atrás de pagamentos.

Como funciona, em resumo

1. O cliente reserva e, na página de pagamento, paga um sinal, por exemplo 30%. Também pode escolher pagar tudo de uma vez.
2. A reserva fica Confirmed de imediato e mostra o que está pago e o que falta.
3. 7 e 3 dias antes da data de vencimento, o cliente recebe um lembrete com uma ligação para pagar mais cedo.
4. Na data de vencimento, o saldo é cobrado automaticamente no cartão (cartões via Stripe), ou o cliente recebe uma ligação de pagamento.
5. Se continuar por pagar dois dias depois, a Goiaba envia-lhe um email ou cancela a reserva, conforme escolher.

Ativar os sinais

1. Vá a Settings › Payment Settings e clique em Deposits (/admin/settings/payments/deposits).
2. Marque Take a deposit at checkout.
3. Em Deposit, escolha como é calculado: % of the total, Fixed amount per booking ou Fixed amount per person, e indique o Amount or %.
4. Defina Balance due (days before the tour), por exemplo 7. São no mínimo 3 dias, para que um cartão recusado possa ser tentado de novo antes do tour. As reservas feitas mais perto do tour do que isso pagam o total.
5. Deixe Customers may pay everything now instead ativo se quiser oferecer as duas opções.
6. Escolha como o saldo é cobrado (secções seguintes) e clique em Save.

As reservas já feitas mantêm as condições com que foram feitas. As reservas de agentes pagam sempre o total.

Uma regra diferente para um tour

Abra o tour e desça até Deposit. Escolha Use my deposit settings, Take a deposit for this tour (com o seu próprio valor e prazo) ou Always full payment, e clique em Save deposit rule. Por exemplo: um sinal de 50% numa viagem de vários dias e pagamento total num tour curto. A forma de cobrar o saldo é igual para todos os tours.

O que os seus clientes veem

• Na página de pagamento: "Pagar agora um sinal de …" (selecionado) ou "Pagar agora o total de …", e uma linha como "Paga 60 € agora · 140 € até 12 de maio · Total 200 €".
• Quando o saldo vai ser cobrado no cartão, o acordo: "Vamos cobrar o restante de … neste cartão a …". Aceitam-no ao pagar.
• O email de confirmação mostra o que está pago, o que falta e até quando.
• A página da reserva mostra o valor em falta, a data de vencimento e um botão Pagar o Saldo, para poderem pagar mais cedo a qualquer momento.

Como o saldo é cobrado

Com Charge the balance to the customer's card on the due date ativo (precisa do Stripe, veja Como ligar o Stripe):

• O cartão usado no sinal fica guardado no Stripe e é cobrado na data de vencimento. Nunca vê nem guarda dados de cartões.
• Se o cartão for recusado, é tentado de novo a cada 24 horas, até 3 vezes. Você e o cliente recebem um email após a primeira falha; o email do cliente tem uma ligação para pagar com outro cartão.
• Algumas recusas param logo, por exemplo um cartão expirado ou perdido, ou um cartão que precisa da aprovação do cliente. O cliente recebe a ligação em vez disso.

Quando o cartão não pode ser cobrado automaticamente (a opção está desligada, ou o sinal foi pago com MB WAY, PayPal ou Revolut), o cliente recebe uma ligação de pagamento na data de vencimento. Quando paga o saldo, recebe um recibo.

Se o saldo não for pago

Escolha em If the balance is still unpaid 2 days after the due date:

• Keep the booking and email me: recebe um email e a reserva aparece como em atraso em Balances due. Decide o que fazer: ligar ao cliente, receber no dia do tour ou cancelar.
• Cancel the booking: a reserva é cancelada automaticamente e os lugares voltam a ficar à venda. A política de cancelamento do tour decide quanto do sinal é reembolsado.

Acompanhar: Balances due

Bookings › Balances due (/admin/bookings/balances) lista todas as reservas confirmadas com saldo por receber: data do tour, data de vencimento, pago, em falta, se vai ser cobrado no cartão ou pago por ligação, e a última tentativa falhada com a próxima tentativa. Filtre por Overdue, Card declined ou Due in the next 7 days.

Na página de uma reserva, Payments & Balance mostra o sinal, a data de vencimento e como o saldo vai ser cobrado. Para receber o saldo em mão, abra a reserva e use Add Payment. Registar assim o sinal ou o total também confirma uma reserva que estava à espera de pagamento.

Cancelamentos e reembolsos

Cancelar uma reserva com sinal funciona como qualquer outra: a política de cancelamento do tour decide a taxa, e o reembolso é o que foi pago menos essa taxa, nunca mais do que foi pago. Não há uma opção separada de "sinal não reembolsável": se quer ficar com os sinais, defina a política de cancelamento do tour nesse sentido. Veja Como gerir, cancelar e reembolsar reservas.

Bom saber

• Os sinais aplicam-se a pagamentos online. Um cartão-presente usado no checkout conta para o sinal.
• Só os cartões pagos através do Stripe podem ser cobrados mais tarde. MB WAY, Multibanco e Bizum servem para o sinal, mas o saldo é então pago por ligação.
• Um cliente que queira usar outro cartão pode pagar o saldo mais cedo na página da sua reserva.
• Os emails (lembrete de pagamento, pagamento necessário, recibo e os seus alertas) podem ser editados em Settings › Email Settings.