Cómo cobrar depósitos y el saldo pendiente

Con depósitos, los clientes pagan parte del precio al reservar y el resto (el saldo) antes del tour. La reserva queda confirmada en cuanto se paga el depósito. Después, Goiaba avisa al cliente y puede cobrar en la fecha de vencimiento la tarjeta que usó, así que no tienes que perseguir pagos.

Cómo funciona, en resumen

1. El cliente reserva y, en la página de pago, paga un depósito, por ejemplo el 30%. También puede elegir pagarlo todo.
2. La reserva queda Confirmed al momento y muestra lo pagado y lo pendiente.
3. 7 y 3 días antes del vencimiento, el cliente recibe un recordatorio con un enlace para pagar antes.
4. En la fecha de vencimiento, el saldo se cobra automáticamente en su tarjeta (tarjetas con Stripe), o recibe un enlace de pago.
5. Si sigue sin pagarse dos días después, Goiaba te envía un email o cancela la reserva, según elijas.

Activa los depósitos

1. Ve a Settings › Payment Settings y haz clic en Deposits (/admin/settings/payments/deposits).
2. Marca Take a deposit at checkout.
3. En Deposit, elige cómo se calcula: % of the total, Fixed amount per booking o Fixed amount per person, e indica el Amount or %.
4. Define Balance due (days before the tour), por ejemplo 7. Son al menos 3 días, para que una tarjeta rechazada pueda reintentarse antes del tour. Las reservas hechas más cerca del tour pagan el total.
5. Deja Customers may pay everything now instead activado si quieres ofrecer las dos opciones.
6. Elige cómo se cobra el saldo (siguientes apartados) y haz clic en Save.

Las reservas ya hechas mantienen las condiciones con las que se hicieron. Las reservas de agentes siempre pagan el total.

Una regla distinta para un tour

Abre el tour y baja hasta Deposit. Elige Use my deposit settings, Take a deposit for this tour (con su propio importe y plazo) o Always full payment, y haz clic en Save deposit rule. Por ejemplo: un depósito del 50% en un viaje de varios días y pago completo en un tour corto. La forma de cobrar el saldo es la misma para todos los tours.

Lo que ven tus clientes

• En la página de pago: "Pagar ahora un depósito de …" (seleccionado) o "Pagar ahora el total de …", y una línea como "Pagas 60 € ahora · 140 € el 12 de mayo · Total 200 €".
• Cuando el saldo se cobrará en su tarjeta, el acuerdo: "Cobraremos el saldo de … en esta tarjeta el …". Lo aceptan al pagar.
• Su email de confirmación muestra lo pagado, lo pendiente y hasta cuándo.
• La página de su reserva muestra lo pendiente, la fecha de vencimiento y un botón Pagar el Saldo, para pagar antes cuando quieran.

Cómo se cobra el saldo

Con Charge the balance to the customer's card on the due date activado (necesita Stripe, consulta Cómo conectar Stripe):

• La tarjeta usada para el depósito queda guardada en Stripe y se cobra en la fecha de vencimiento. Nunca ves ni guardas datos de tarjetas.
• Si la tarjeta se rechaza, se reintenta cada 24 horas, hasta 3 veces. Tú y el cliente recibís un email tras el primer fallo; el email del cliente tiene un enlace para pagar con otra tarjeta.
• Algunos rechazos se detienen al momento, por ejemplo una tarjeta caducada o perdida, o una tarjeta que necesita que el cliente apruebe el pago. El cliente recibe el enlace en su lugar.

Cuando la tarjeta no se puede cobrar automáticamente (la opción está desactivada, o el depósito se pagó con MB WAY, PayPal o Revolut), el cliente recibe un enlace de pago en la fecha de vencimiento. Al pagar el saldo, recibe un recibo.

Si el saldo no se paga

Elige en If the balance is still unpaid 2 days after the due date:

• Keep the booking and email me: recibes un email y la reserva aparece como vencida en Balances due. Tú decides: llamar al cliente, cobrar el día del tour o cancelar.
• Cancel the booking: la reserva se cancela automáticamente y las plazas vuelven a estar a la venta. La política de cancelación del tour decide cuánto del depósito se reembolsa.

Seguimiento: Balances due

Bookings › Balances due (/admin/bookings/balances) lista todas las reservas confirmadas con saldo pendiente: fecha del tour, vencimiento, pagado, pendiente, si se cobrará en tarjeta o por enlace, y el último intento fallido con el próximo reintento. Filtra por Overdue, Card declined o Due in the next 7 days.

En la página de una reserva, Payments & Balance muestra el depósito, el vencimiento y cómo se cobrará el saldo. Para cobrar el saldo en persona, abre la reserva y usa Add Payment. Registrar así el depósito o el total también confirma una reserva que esperaba el pago.

Cancelaciones y reembolsos

Cancelar una reserva con depósito funciona como cualquier otra: la política de cancelación del tour decide la penalización, y el reembolso es lo pagado menos esa penalización, nunca más de lo pagado. No hay una opción aparte de "depósito no reembolsable": si quieres quedarte con los depósitos, ajusta la política de cancelación del tour. Consulta Cómo gestionar, cancelar y reembolsar reservas.

Conviene saber

• Los depósitos se aplican a los pagos online. Una tarjeta regalo usada al pagar cuenta para el depósito.
• Solo las tarjetas pagadas con Stripe se pueden cobrar después. MB WAY, Multibanco y Bizum sirven para el depósito, pero entonces el saldo se paga por enlace.
• Un cliente que quiera usar otra tarjeta puede pagar el saldo antes desde la página de su reserva.
• Los emails (recordatorio de pago, pago pendiente, recibo y tus avisos) se pueden editar en Settings › Email Settings.