Como gerir, cancelar e reembolsar reservas

Tudo sobre uma reserva está numa só página do admin, e os clientes podem tratar dos casos simples sozinhos com a referência e o PIN do email de confirmação.

Encontrar uma reserva

Bookings (/admin/bookings) abre no separador All; Today, Tomorrow, Upcoming e Cancelled afinam a lista. Os filtros cobrem Booking Status, Payment Status, Booking Source (direto ou uma agência específica) e um intervalo de datas; clique em Apply Filters. Export CSV descarrega a lista atual. New Booking permite-lhe introduzir você mesmo uma reserva por telefone ou presencial.

A página da reserva

Clique numa reserva para a abrir (/admin/bookings/edit/…). O cabeçalho mostra a referência e as ações:

• Change status: Pending, Confirmed, Accepted, Denied ou Pending payment, com uma caixa Notify customer. Cancelar não está nesta lista de propósito; use Cancel para que taxas e reembolsos sejam tratados.
• O menu de email: Resend Confirmation, Send Reminder e um lembrete de pagamento.
• Download Voucher PDF (só reservas confirmadas) e Print.
• Ligações para editar os dados do cliente, as respostas às perguntas de reserva, extras, recolha e o produto ou a data, mais Add note para observações internas.

Registar um pagamento ou um reembolso

O cartão Payments & Balance mostra o que foi pago e o que está em dívida.

• + Add Payment regista dinheiro que recebeu fora do site: dinheiro no dia, uma transferência bancária, um terminal de cartão. Escolha o método, a data, o valor e uma referência. É assim que marca uma reserva não paga como paga.
• + Add Refund regista um reembolso apenas para a contabilidade. Não movimenta dinheiro; reembolse o cliente através do seu fornecedor de pagamentos e registe-o aqui. Para um reembolso ligado a um cancelamento, use antes Cancel.

Cancelar e reembolsar

1. Clique em Cancel na página da reserva.
2. A janela Cancel Booking aplica a política de cancelamento do tour à data de hoje e mostra a Calculated Cancellation Fee e o Refund Amount (ou Non-Refundable Policy).
3. Para ser mais generoso, introduza uma Custom Cancellation Fee (Override) mais baixa. Não pode cobrar mais do que a política permite.
4. Deixe Send cancellation email to customer marcado e clique em Confirm Cancellation.

Os lugares voltam à venda e o código promocional, se houver, é libertado. Se o cliente pagou com cartão através da Stripe, o reembolso é enviado à Stripe como parte do cancelamento e aparece no cartão do cliente em poucos dias. Se pagou com um cartão-presente, o dinheiro volta primeiro para o cartão. Se a Stripe rejeitar o reembolso, nada é cancelado e a página diz-lhe porquê; resolva o problema na Stripe (por exemplo um saldo insuficiente) e confirme de novo.

O que os clientes podem fazer sozinhos

Cada email de confirmação traz uma Reference e um PIN da reserva. No seu site, My Bookings (/my-booking) pede ambos e abre a reserva, onde o cliente pode descarregar o voucher, reenviar a confirmação e, numa reserva confirmada, cancelá-la com a mesma política e as mesmas regras de reembolso que vê no admin. As reservas canceladas desta forma aparecem no separador Cancelled.