Cómo gestionar, cancelar y reembolsar reservas

Todo lo relativo a una reserva está en una sola página del admin, y los clientes pueden ocuparse de los casos sencillos por sí mismos con la referencia y el PIN de su email de confirmación.

Encontrar una reserva

Bookings (/admin/bookings) se abre en la pestaña All; Today, Tomorrow, Upcoming y Cancelled acotan la lista. Los filtros cubren Booking Status, Payment Status, Booking Source (directo o una agencia concreta) y un rango de fechas; haz clic en Apply Filters. Export CSV descarga la lista actual. New Booking te permite introducir tú mismo una reserva por teléfono o presencial.

La página de la reserva

Haz clic en una reserva para abrirla (/admin/bookings/edit/…). La cabecera muestra la referencia y las acciones:

• Change status: Pending, Confirmed, Accepted, Denied o Pending payment, con una casilla Notify customer. Cancelar no está en esta lista a propósito; usa Cancel para que se gestionen las tasas y los reembolsos.
• El menú de email: Resend Confirmation, Send Reminder y un recordatorio de pago.
• Download Voucher PDF (solo reservas confirmadas) y Print.
• Enlaces para editar los datos del cliente, las respuestas a las preguntas de reserva, extras, recogida y el producto o la fecha, más Add note para observaciones internas.

Registrar un pago o un reembolso

La tarjeta Payments & Balance muestra lo pagado y lo pendiente.

• + Add Payment registra dinero que recibiste fuera de la web: efectivo el mismo día, una transferencia, un datáfono. Elige el método, la fecha, el importe y una referencia. Así es como marcas una reserva sin pagar como pagada.
• + Add Refund registra un reembolso solo a efectos contables. No mueve dinero; reembolsa al cliente a través de tu proveedor de pagos y anótalo aquí. Para un reembolso ligado a una cancelación, usa Cancel en su lugar.

Cancelar y reembolsar

1. Haz clic en Cancel en la página de la reserva.
2. La ventana Cancel Booking aplica la política de cancelación del tour a la fecha de hoy y muestra la Calculated Cancellation Fee y el Refund Amount (o Non-Refundable Policy).
3. Para ser más generoso, introduce una Custom Cancellation Fee (Override) más baja. No puedes cobrar más de lo que permite la política.
4. Deja marcado Send cancellation email to customer y haz clic en Confirm Cancellation.

Las plazas vuelven a la venta y el código promocional, si lo había, se libera. Si el cliente pagó con tarjeta a través de Stripe, el reembolso se envía a Stripe como parte de la cancelación y aparece en la tarjeta del cliente en unos días. Si pagó con una tarjeta regalo, el dinero vuelve primero a la tarjeta. Si Stripe rechaza el reembolso, no se cancela nada y la página te dice por qué; resuelve el problema en Stripe (por ejemplo un saldo insuficiente) y confirma de nuevo.

Qué pueden hacer los clientes por sí mismos

Cada email de confirmación lleva una Reference y un PIN de la reserva. En tu web, My Bookings (/my-booking) pide ambos y abre la reserva, donde el cliente puede descargar el bono, reenviar la confirmación y, en una reserva confirmada, cancelarla con la misma política y las mismas reglas de reembolso que ves en el admin. Las reservas canceladas de esta forma aparecen en la pestaña Cancelled.